Jak pisać maile? Sztuka korespondencji online
Wydawałoby się, że wszyscy potrafią pisać emaile. W końcu nie jest to tak skomplikowane jak prowadzenie fanpage’a czy bloga; nie trzeba wstawiać żadnych zdjęć, przyczepiać postów ani tworzyć ankiet. W dzisiejszym świecie skrzynkę emailową posiada każdy, a już na pewno każdy właściciel firmy. Co może być trudnego w napisaniu wirtualnego listu? Okazuje się, że bardzo wiele. Przy pisaniu emaili czekają na nas liczne pułapki, z których mało kto zdaje sobie sprawę. Jak ich uniknąć? Jak nie zrazić do siebie klienta?
- Adres emailowy – czego unikać?
Założenie wirtualnej skrzynki pocztowej wymaga wybrania loginu, który następnie będzie widoczny dla wszystkich naszych odbiorców. To pierwsza z pułapek czyhających w świecie internetowej korespondencji. Przede wszystkim trzeba mieć na uwadze, że adres emailowy będzie naszą wizytówką, dlatego nie powinien być przypadkową zbitką liter czy słów – powinien być łatwy do zapamiętania albo skojarzenia z naszą osobą, tak, by odbiorca nie musiał głowić się nad tym, kto do niego napisał – zwłaszcza, że emaile od nieznanych adresatów często lądują w koszu lub w spamie. Podobnie rzecz się ma ze śmiesznymi adresami. Żartów, a już na pewno wulgaryzmów w loginie trzeba za wszelką cenę unikać – pamiętajmy, że nie każdy ma takie samo poczucie humoru.
Zakładając nowego emaila, miejmy więc na uwadze, że adres nie powinien być skomplikowany, ale właśnie prosty, wręcz oczywisty – najlepiej, by było to nasze imię i nazwisko albo nazwa firmy.
- Powitanie i zakończenie – jak nie urazić?
Rozpoczęcie emaila to z pozoru sprawa bardzo prosta i niewiele osób jest świadomych, jak łatwo tu o błąd. Prawdziwa plaga naszych czasów to niewinny zwrot „witam”, którym mnóstwo nadawców na wstępie częstuje swojego odbiorcę. Tym samym popełniają olbrzymi błąd. „Witam” to wyraz sugerujący wyższość jednego rozmówcy nad drugim. Zakłada relację, w której jedna ze stron jest w jakiś sposób ważniejsza – witać może gospodarz gościa w progu swojego domu albo przewodniczący nową osobę w swojej organizacji. Dlatego należy wystrzegać się tego zwrotu i unikać go za wszelką cenę. Jak więc go zastąpić? Jeżeli wiemy, z kim mamy do czynienia, zacznijmy odpowiednio: „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”. Jeśli natomiast nie ma pewności, jakiej płci jest osoba, do której piszemy albo znamy tylko nazwę firmy, sięgnijmy po bezpieczne, swojskie „Dzień dobry”. W ten sposób na pewno nikogo nie urazimy.
Również i zakończenie emaila może przysporzyć niemałych trudności. Jak zręcznie postawić kropkę? Proste „Pozdrawiam” umieszczone linijkę przed podpisem to dobre rozwiązanie, jednak warto pamiętać, że to zwrot bardzo przyjazny, wręcz nieco poufały. Jeśli piszemy w sprawach oficjalnych do nieznajomego, można zastosować bezpieczniejsze frazy, jak „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. W ten sposób unikniemy niezamierzonej niezręczności.
- Forma – jak to ugryźć?
Listy papierowe powoli odchodzą w niepamięć – emaile to błyskawiczny, wygodny sposób komunikacji. Czy jednak i zasady techniczne, które znamy jeszcze ze szkoły, powinniśmy odstawić na półkę? Stanowczo nie!
Email to też rodzaj listu i warto mieć to na uwadze. Zwłaszcza jeśli nie jest wymianą myśli pomiędzy dwójką znajomych, tylko narzędziem pracy. Korzystajmy więc z formy listu tradycyjnego – rozpoczynajmy email od zwrotu do adresata po to, by wyrazić swój szacunek, z tego samego powodu nie unikajmy końcowych fraz „Z poważaniem” i nie zapominajmy o podpisie. Jeśli email nie będzie zawierał odpowiedzi na pojedyncze pytanie, ale będzie dłuższą wypowiedzią, zastosujmy wstęp, rozwinięcie i zakończenie – dzięki temu nasz odbiorca łatwiej wychwyci główną myśl naszego tekstu. Nie należy też rezygnować z dużych liter w zwrotach grzecznościowych, takich jak „Pan”, „Pani”, „Twoja”, „Tobie” itd.
A co z interpunkcją? Przecinki, kropki, wykrzykniki – te znaki potrafią każdego przyprawić o ból głowy, ale nie ma co ich unikać, one również podnoszą jakość naszego emaila. Po zwrocie do adresata np. „Szanowna Pani” postawić można albo przecinek – i wówczas od nowej linijki zaczynamy małą literą – albo wykrzyknik i odpowiednio rozpocząć zdanie dużą literą. Po końcowych frazach np. „Pozdrawiam” znak interpunkcyjny jest zbędny. A co z „PS”? Również nie łączy się z żadnym przecinkiem ani tym bardziej kropką.
Co zyskujemy, stosując te wszystkie techniczne sztuczki? Czy może to tylko strata czasu? Z całą pewnością nie. Jeżeli uporządkujemy nasz email, zadbamy o poprawne użycie dużych liter i formułek typowych dla listu, wyślemy naszemu odbiorcy dodatkowy komunikat, ukryty pomiędzy wierszami – że go szanujemy, że poświęcamy mu czas, że nie zbywamy go niestaranną, naszpikowaną literówkami bazgraniną. Możemy być pewni, że życzliwej spojrzy na nasze prośby i będzie do nas przychylnie nastawiony, a przecież taki efekt chcielibyśmy uzyskać.
- Emotki – czy można stosować?
Coraz powszechniejsze stają się różnego rodzaju emotikony, nazywane też emotkami, emoji czy po prostu buźkami. Popularne są zwłaszcza na Facebooku, gdzie trudno znaleźć post, który ogranicza się tylko do samych słów – niemalże zawsze towarzyszą mu jak nie zdjęcia, to przynajmniej właśnie emotki. Skąd wynika ich popularność? Mowa pisana jest uboższa o mimikę, ton głosu, tak ważne, jeśli chodzi o zrozumienie rozmówcy. Często wydaje się przez to sucha, pozbawiona emocji. Buźki zapełniają tę pustkę – wskazują, w jaki sposób mamy odbierać dany tekst; czy na poważnie, czy może z przymrużeniem oka? Skracają dystans pomiędzy nadawcą a odbiorcą, zbliżają ich do siebie.
Czy więc można używać ich w emailach? Ostrożnie!
Chociaż emotki wydają się mieć same zalety, trzeba zastanowić się dwa razy, zanim umieści się taką w korespondencji emailowej. Najpierw zadaj sobie kilka pytań – do kogo piszesz? Czy znasz tę osobę? W jakim jest wieku? Czy piszesz w sprawie oficjalnej?
Wplatanie buziek pomiędzy swoje wypowiedzi niekiedy może zostać bardzo źle odebrane. Ktoś może zarzucić nam ubogość słownictwa i stwierdzić, że ratujemy się za pomocą emotek, nie potrafiąc w inny sposób wyrazić swoich myśli. Ktoś inny uznać, że nie traktujemy go poważnie. Dotyczy to zwłaszcza osób ze starszego pokolenia, niezaznajomionych z Internetem i nieoswojonych z emotikonami. Na widok mrugającej emotki mogą poczuć się urażeni albo po prostu zbici z tropu. Warto pamiętać, że nie każdy z naszych odbiorców to człowiek obeznany w wirtualnym świecie i niektóre buźki mogą być dla niego wręcz niezrozumiałe – np. :P. A ostatnie, czego byśmy chcieli, to, by nasz korespondent poczuł się zdezorientowany albo obrażony.
Poza tym nie w każdej sprawie wypada używać emotek. Jeśli piszemy do kogoś w kwestii oficjalnej, chociażby związanej z finansami i nie wiemy, kto siedzi po drugiej stronie ekranu, kto odczyta naszego emaila, lepiej nie ryzykować.
Emotki mogą być też zdradliwe. Pula dostępnych buziek stale się rozszerza, ale czy dla każdego dany symbol oznacza to samo?
Oprócz tego pamiętaj o jeszcze jednej ważnej rzeczy. O umiarze! Niezależnie, kim jest Twój odbiorca, nie atakuj go zbyt wielką liczbą emotek – buźki nie mogą przeważać nad zwykłym tekstem. Nie pozwól, by emotikony, choćby najładniejsze, przejęły Twoją wypowiedź – jej sens może wymknąć się uwadze odbiorcy.
Jak więc rada? Nigdy nie zapominaj, do kogo piszesz. Dostosuj się do tej osoby, zastanów się, jak odbierze Twoją wiadomość.
- Załączniki.
To już sprawa zupełnie banalna – można by powiedzieć, ale i tutaj warto zachować czujność. Przede wszystkim coś, o czym sporo osób zapomina – w treści emaila powinno się powiadomić odbiorcę o dodaniu załączników. Po drugie trzeba zwrócić uwagę na tytuły załączanych plików. Zawsze sprawdź, czy są zrozumiałe (wskazują na zawartość), czy nie zostawiłeś roboczego prywatnego tytułu, który mógłby zostać źle odebrany.
Jeżeli zastosujesz powyższe wskazówki, wcielisz w życie nasze rady, z całą pewnością poradzisz sobie w świecie wirtualnej korespondencji.
Powodzenia!
Tag:korespondencja, maile, pisanie